Top 5 Câu Hỏi Quan Trọng Khi Lựa Chọn Dịch Vụ Văn Phòng Ảo

Diễn Đàn Sim Số  Bạn là người mới với khái niệm vềdịch vụ văn phòng ảo ? Bạn không chắc liệu nó có phù hợp với mô hình công ty hay không? Rất nhiều doanh nghiệp cảm thấy không thật sự an tâm, tin tưởng khi nhắc đến chữ “ảo”.
Để giúp các doanh nghiệp tìm được văn phòng ảo phù hợp, WinPlace sẽ gợi ý cho bạn những câu hỏi bạn nên đặt ra quá trình tìm kiếm của bạn!
Hiểu đúng định nghĩa “Văn phòng ảo”


Đơn giản văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ cho “thuê” địa chỉ. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng địa chỉ này trên giấy phép đăng ký kinh doanh và được đặt bảng tên công ty tại tòa nhà nơi thuê địa chỉ. Các cá nhân, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được việc phải đối mặt với chi phí cao hàng tháng, tiền phí bảo trì khác của một văn phòng thực tế.
Dịch vụ văn phòng ảo có thể hỗ trợ xử lý thông tin ở nhiều mặt khác nhau, bao gồm những việc cơ bản sau:

• Tiếp nhận và chuyển tiếp thư từ
• Trả lời điện thoại và chuyển tiếp tiếp thông tin của doanh nghiệp
• Tiếp đón khách hàng của bạn tại văn phòng đại diện

Lợi ích “đắt giá” của Văn phòng ảo?

Có rất nhiều lý do để cân nhắc sử dụng văn phòng ảo. Một số lợi ích được các doanh nghiệp quan tâm bao gồm:

• Giữ sự riêng tư địa chỉ nhà riêng của bạn
• Tiết kiệm được chi phí lớn thuê văn phòng và khoản phát sinh khác
• Hạn chế được thời gian cho các công việc hành chính và dành nhiều thời gian để phát triển kinh doanh.
• Sở hữu địa chỉ kinh doanh uy tín tại cao ốc văn phòng hạng sang, tăng độ tin cậy đối với đối tác và khách hàng.

TOP câu hỏi không thể bỏ qua khi bạn tìm hiểu và lựa chọn văn phòng ảo?


Nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm sử dụng văn phòng ảo để điều hành việc kinh doanh, hãy nhớ đặt ra các câu hỏi này khi xem xét một đơn vị cung cấp phù hợp.
Dịch vụ Chuyển tiếp Thư của bạn hoạt động như thế nào?

Một trong những tiện quan trọng của dịch vụ văn phòng ảo là dịch vụ nhận và chuyển tiếp thư. Sau khi bạn đăng ký địa chỉ kinh doanh, mọi thư từ của đối tác và khách hàng sẽ giao dịch của địa chỉ này. Một đơn vị cung cấp uy tín sẽ có một quy trình giao nhận thư đảm bảo và nhanh chóng. Có một số câu hỏi cụ thể liên quan đến chuyển tiếp thư mà bạn nên biết để chắc chắn rằng việc tiếp nhận thư của bạn là kịp thời:

• Khi thư đến địa chỉ, bạn không có mặt thì ai sẽ là người tiếp nhận thư?
• Bạn sẽ nhận thông tin thư bằng cách nào và có nhất thiết phải lên văn phòng nhận khi có thư?
• Thư của bạn khi chuyển phát nhanh đi sẽ mất bao nhiêu lâu?
• Khi có thư quan trọng và khẩn cấp bạn có thể nhận cách nào nhanh nhất?

Chính sách phòng họp của Bạn được áp dụng như nào?

Nhiều văn phòng ảo cũng cung cấp cho bạn quyền được sử dụng phòng họp hoặc văn phòng riêng. Tuy nhiên, mỗi đơn vị cung cấp đều có các chính sách khác nhau về việc sử dụng các loại phòng này.
Đa số các dịch vụ cung cấp sẽ tùy thuộc vào gói dịch vụ bạn chọn, sẽ bao gồm giá tiền khác nhau tương ứng với tiện ích bạn hưởng lợi. Vì vậy, có một số gói sẽ miễn phí giờ họp theo tháng hay năm cho bạn. Một số khác sẽ tính chi phí theo giờ. Hãy tìm hiểu về chính sách phòng họp tại đơn vị dịch vụ văn phòng ảo bạn đang xem xét, sau đó dựa trên nhu cầu sử dụng để lựa chọn gói thuê phù hợp. Bạn sẽ cần sử dụng phòng hàng tuần, hàng tháng, hay chỉ một vài lần mỗi năm?
Bên cạnh đó, chắc chắn rằng bạn có cần lên lịch phòng họp trước hay đặt phòng họp và sử dụng ngay. Ví dụ như, tại i-Office chúng tôi sẽ báo khách hàng nên đặt phòng họp trước 24 giờ. Trong một số trường hợp khách hàng cần gấp để bàn việc đối tác, i-Office vẫn sẽ linh động để hỗ trợ khách hàng tốt nhất.
Nhân viên hỗ trợ văn phòng của bạn có kinh nghiệm như thế nào?

Một dịch vụ văn phòng ảo có thể có cơ sở vật chất hiện đại, chuyên nghiệp với trang thiết bị tối tân. Nhưng, điều đó không có nghĩa nơi đó sẽ cung cấp một dịch vụ tốt.
Hãy chắc chắn đặt câu hỏi về nhân viên hỗ trợ mà công ty sử dụng:

• Nhân viên đã được đào tạo chuyên nghiệp và có bao lâu kinh nghiệm?
• Trình độ của những nhân viên hỗ trợ này như thế nào?
• Sự hỗ trợ dịch vụ có phải trả thêm chi phí phát sinh nào không?

Những đánh giá khách quan qua những khách hàng đã sử dụng dịch vụ tại đơn vị cho thuê?

Đơn giản là khi bạn có nhu cầu mua bất kỳ sản phẩm nào, điều quan trọng là phải tìm hiểu về những nhận xét người từng sử dụng đánh giá về nó. Hãy mạnh dạn đặt ra câu hỏi:

• Đơn vị của bạn có nhiều chủ doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ văn phòng ảo này không?
• Họ đã có những cảm nhận và đánh giá nào về nó?

Bạn cũng đừng ngại yêu cầu đơn vị cho thuê văn phòng ảo cung cấp khách hàng tham khảo. Nếu đơn vị do dự để bạn liên lạc với khách hàng hiện tại hoặc khách hàng cũ của họ thì đây là một dấu hiệu bạn nên xem xét. Bởi tất cả những đơn vị tận tâm, chuyên nghiệp sẽ luôn sẵn tài liệu tham khảo và sẵn sàng chia sẻ chúng với bạn.
Có bất kỳ khoản chi phí phát sinh nào không?

Cuối cùng, hãy nhớ xem kỹ hợp đồng và hỏi về bất kỳ điều khoản phí bổ sung nào bạn có thể phải chịu khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo:
Dưới đây là một số khoản phí dễ dàng phát sinh như:

• Tiền đặt cọc
• Chi phí thiết lập văn phòng và quản lý
• Chi phí đặt phòng họp hay sử dụng giờ làm việc riêng
• Chi phí gửi xe

Mong rằng chia sẻ trên có thể giúp ích cho bạn khi tìm dịch vụ văn phòng ảo phù hợp!
Tại khu vực TPHCM, WinPlace là một trong những nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo lâu đời nhất. Chúng tôi có rất nhiều địa chỉ ảo và gói dịch vụ khác nhau, giúp bạn dễ dàng có được sự lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất. Ngoài ra, WinPlace còn cung cấp các loại hình văn phòng cho thuê khác như chỗ ngồi làm việc và văn phòng trọn gói. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn tận tình và tham quan trực tiếp.